Job: ASSISTANT (E) À LA GESTION DE L'INFORMATION

Location :

Lubumbashi, CONGO, DEM. REPUBLIC

Application Deadline :

15-Dec-13

Type of Contract :

FTA Local

Post Level :

GS-6

Languages Required :

French

Starting Date : (date when the selected candidate is expected to start)

01-Feb-2014

Duration of Initial Contract :

12 months

Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l'assistance humanitaire dans des contextes d'urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique dans la dissémination de l'information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend un Bureau national à Kinshasa, des Sous bureaux de terrain ainsi que des antennes.

Le bureau pays de OCHA en RD Congo a mis en place une unité gestion de l'information dans le but de renforcer l'analyse et l'aide à la décision. A travers le renforcement de la collecte, du traitement et de la dissémination de l'information, l'unité sert à accroître la capacité du bureau à assurer une coordination efficace et précise.

Ce poste est initialement attaché à l'Unité de Gestion de l'Information (IMU) à Lubumbashi mais il peut, à l'avenir, être transféré dans d'autres localités selon les besoins opérationnels de l'Organisation.

L'Assistant à la Gestion de l'Information fournit un appui technique dans la collecte et l'encodage des données. Il travaille sous la supervision technique du chef de la section Gestion de l'Information (IMU) et la supervision administrative du chef du Sous bureau de OCHA à Lubumbashi.

Dans l'exercice de ses fonctions, il doit être digne de confiance et faire preuve d'une grande discrétion, faisant preuve d'un sens élevé de responsabilité.

Duties and Responsibilities

• Rassembler, intégrer et manipuler les données spatiales du pays et maintenir une infrastructure spatiale nationale de données;
• Collaborer avec le personnel technique du gouvernement, de l'ONU, des entités régionales et des ONGS et traitant des questions relatives aux données spatiales;
• Préparer les cartes sous diverses formes pour l'inclusion dans des produits du bureau OCHA et la distribution à la communauté humanitaire;
• Aider les membres de la communauté géographique de l'information avec l'impression de cartes grand-format et d'autres services pour lesquels ils ne disposent pas de ressources propres;
• En collaboration avec les autres collègues de l'Unité, développer un atlas cartographique numérique distribuable aux partenaires;
• Gérer la banque de cartes, l'inventaire et le catalogue des produits;
• Développer une stratégie de collecte de l'information auprès des partenaires humanitaires dans la province du Katanga;
• Mettre à jour la partie cartothèque du site web en collaboration avec les autres membres de l'IMU;
• Point focal pour la gestion de la liste de des contacts : collecte et mise à jour des contacts, et des adresses email dans les groupes mail de Lotus Notes, en collaboration avec les autres unités du bureau;
• Collecter les données du 3W dans la province du Katanga;
• Produire un document sur le 3W projets et Répertoires de contacts;
• Point focal technique sur la gestion des mouvements de populations;
• Assurer la mise à jour des statistiques dans la base de données IDPTools;
• Mettre à jour l'annuaire des contacts dans la base de données 3W (Who What Where);
• Assurer la compilation des incidents sécuritaires dans la province du Katanga;
• Elaborer le Briefing Kit de la province du Katanga;
• Etre le point focal chargé des bases de données;
• Télécharger les rapports sur FiDMS (Field Document Management System) et sur les sites web gérés par OCHA
• Mettre à jour le site web en collaboration avec le webmaster/ Assistant base de données et avec les autres unités du bureau : Calendrier des réunions; liens pages web, etc.;
• A la demande des autres unités du bureau, assister à la préparation de documents de référence, briefings, réunions, présentations Power Point, documents de travail, matrices, rapports etc.;
• Toute autre tâche ponctuelle, demandée par le superviseur, ne dépassant pas ses competences et ses aptitudes.

Competencies

Professionnalisme:

• Connaissance et compréhension des questions d'assistance humanitaire, de secours d'urgence et des questions de droits de l'homme connexes;
• Aptitude à travailler dans des circonstances contraignantes dans un cadre stressant; persévérer face aux obstacles et aux difficultés;
• Savoir rester serein et efficace dans des situations difficiles;
• Encourager l'égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités;
• Aptitude à tenir les délais impartis, à respecter le budget convenu et à se tenir aux normes; se conformer aux règles et procédures de l'Organisation.

Aptitude à la communication:

• Savoir bien s'exprimer oralement et par écrit; aptitude à écouter les autres, à bien les comprendre et à donner suite comme il convient; savoir poser des questions aux fins de clarification et à favoriser le dialogue; aptitude à adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s'adresse;
• Aptitude à partager l'information avec tous ceux qu'elle intéresse et tenir chacun au courant;
• Capacité à rédiger des rapports.

Esprit d'équipe:

• Collaborer avec ses collègues afin d'atteindre les objectifs de l'Organisation; solliciter les apports,
• Apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun;
• Etre disposé à apprendre d'autrui;
• Aptitude à faire passer l'intérêt de l'équipe avant son avantage personnel;
• Aptitude à accepter les décisions finales du groupe et s'y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre;
• Aptitude à partager les réussites de l'équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser:

• Aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires et réaménager les priorités en fonction des besoins;
• Aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien;
• Aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; aptitude à suivre l'exécution des plans et des mesures et les modifier s'il y a lieu;
• Aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client:

• Aptitude à voir des « clients » en tous les destinataires de services et chercher à voir les choses de leur point de vue; aptitude à établir et entretenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect; aptitude à discerner les besoins des clients et y répondre;
• Aptitude à suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin d'anticiper les problèmes;
• Aptitude à tenir les clients informés de l'avancement des projets;
• Aptitude à tenir les délais de livraison des produits ou de prestation des services.

La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports.

Required Skills and Experience

Education:

• Un diplôme de fin d'Etudes Secondaires exigé;
• Justifier d'un diplôme supérieur universitaire préférablement en géographie, sciences naturelles, sciences sociales, sciences informatiques, gestion de l'information ou autre secteur pertinent (développement de bases de données et conception web) souhaité.

Expérience:

• Minimum six ans d'expérience professionnelle en sciences informatiques, documentation, gestion de l'information ou autre secteur pertinent
• La bonne maîtrise du contexte de sa zone géographique ainsi qu'une expérience avec les SNUconstituerait des atouts majeurs.

Connaissances linguistiques:

• Maîtrise parfaite du français écrit et parlé;
• Bonne connaissance professionnelle de l'Anglais;
• Avoir une bonne connaissance des langues locales.

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