Job: Office Manager - Rabat office

Location: Luxembourg
Deadline: Friday, 08 November 2013

Job ID:

100887

Entity:

European Investment Bank

Deadline: 

Friday 8th November 2013

 

La B.E.I., la Banque de l'Union Européenne, cherche à recruter pour sa Direction des opérations en dehors de l'Union européenne et des pays candidats (OPS B) -Facilité euro-méditerranéenne d'investissement et de partenariat (FEMIP) - Division Maghreb (1-MAGH) -Bureau de Rabat (RAB)un:

Office Manager

(Agent Local)

Lieu

Bureau de Représentation de la BEI au Maroc (Rabat, Hay Riad)

Date d'entrée

Premier trimestre 2014

Cadre de travail

Placé sous l'autorité du Chef de Bureau, le7 (la) candidat(e) l'aidera dans la gestion administrative du bureau et se verra confier des tâches de secrétariat, tout en maintenant des contacts locaux à haut niveau, ainsi que des contacts réguliers avec les collègues du Siège de la Banque à Luxembourg.

Responsabilités

Secrétariat

• Gestion des appels et correspondances
• Tenue d'agenda et organisation des réunions internes et externes
• Gestion des déplacements
• Travaux quotidiens de secrétariat

Office Management

• Gestion des dossiers RH des agents locaux en coopération avec la Direction du Personnel du Siège et interface avec une agence locale dédiée (incluant e.a. suivi des absences, paiement salaires, impôts, sécurité sociale et assurance maladie)
• Gestion et interface avec les différents services concernés au Siège pour l'équipement téléphonique (fixe et mobile), les ordinateurs du bureau, le système de vidéo-conférence, les droits d'accès IT
• Interface avec le Ministère des Affaires Etrangères et de Coopération pour toutes les démarches diplomatiques et protocolaires
• Suivi des dossiers TVA avec le Ministère des Affaires Etrangères et de Coopération
• Gestion de la comptabilité du bureau
• Gestion des comptes bancaires du bureau et gestion de la caisse
• Gestion des paiements des factures fournisseurs (devis, commande)
• Interface fournisseurs divers
• Gestion des achats et stocks de fournitures bureau
• Superviser le personnel de sécurité et la femme de ménage

Qualifications

• Diplôme de fin d'études secondaires et formation en secrétariat
• Minimum 5 ans d'expérience professionnelle pertinente
• Maîtrise des outils informatiques standards, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint
• Excellente maîtrise du français et de l'arabe; bonne connaissance de l'anglais

Compétences

• Bonne présentation générale et grande aisance relationnelle
• Discrétion et confiance absolue
• Rigueur, disponibilité, flexibilité, esprit d'initiative et simplicité d'esprit
• Capacité à planifier et à coordonner le travail
• Sens aigu des responsabilités
• Sens développé de l'organisation et du respect des priorités
• Sens de l'adaptation dans un environnement multiculturel
• Aisance avec les chiffres
• Esprit d'équipe

La validité de cette annonce expirera le 8 novembre 2013.

We believe that Diversity is good for our people and our business. We promote and value diversity and inclusion among our staff and candidates; irrespective of their gender, age, nationality, race, culture, education and experience, religious beliefs, sexual orientation or disability.

More Info and Application