Protocol Assistant, Geneva
Closing Date: Friday, 07 March 2014
More
vacancies from:
Organization
Country
City
Grade
PROTOCOL ASSISTANT, G7
Department/ Office
United Nations Office at Geneva
Duty Station
GENEVA
Posting Period
5 February 2014-7 March 2014
Job Opening number
14-PCL-UNOG-33076-R-GENEVA (R)
United Nations Core Values: Integrity, Professionalism, Respect for Diversity
Organizational Setting and Reporting
Le poste est situé au Bureau du Directeur général à l'ONUG.
Responsibilities
Sous la supervision du Chef du protocole et de la liaison, le titulaire:
- Participe aux préparations lors des visites au Palais des Nations du Secrétaire général (SG) des Nations Unies et du Vice-Secrétaire général (DSG) des Nations Unies, ainsi que des chefs d'État et autres hauts dignitaires. Veille au bon déroulement des visites et assiste le Chef du Protocole dans ses fonctions de coordination avec les Services du Palais des Nations et les interlocuteurs extérieurs. - Rédige les courriers protocolaires; prépare les cartons d'invitation; filtre les demandes de rendez-vous; effectue les réservations de vols pour le SG et son équipe; - Est responsable de la préparation, de la distribution, et de la mise à jour (intranet et internet) du livre des missions permanentes («Livre bleu»/«Blue Book»), en version papier et en version électronique; maintient la base de données du Directeur général en conséquence.
- Est en charge de l'accréditation des nouveaux ambassadeurs, représentants permanents et observateurs permanents auprès de l'ONUG; reçoit les "Curriculum Vitae" et les lettres de créance et vérifie leur conformité par rapport aux règles des Nations Unies et de l'État hôte.
- Assiste le Chef du protocole dans l'accueil des hauts dignitaires lors de conférences spéciales organisées à l'ONUG; prépare les plans de table; peut être amené à assurer le protocole lors des déjeuners/dîners/réceptions officiels donnés par le SG, le Directeur général (DG) ou autres hauts responsables des Nations Unies et lors de conférences organisées par les agences spécialisées à Genève.
- Assiste, en cas de besoin, les collaborateurs de l'ONUG, des agences spécialisées et des autres entités onusiennes en matière de protocole et de rédaction protocolaire (notes verbales et autres documents officiels).
- Supervise la réception et le bon déroulement des demandes de badges d'entrée des Nations Unies pour le personnel des missions permanentes et bureaux d'observateurs permanents.
- Assure la rédaction, la réception et la distribution du courrier, facsimiles, câbles, mémorandums; maintient le classement du Service du Protocole.
- Est responsable de la diffusion des listes protocolaires et de leur mise à jour sur l'Intranet.
Professionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations. Faire preuve de compétence professionnelle et de bonne maîtrise protocolaire. Connaissance approfondie du système des Nations Unies et des relations existant entre ses différentes composantes. Bonne connaissance et pratique des règles et normes de terminologie des Nations Unies et du protocole. Bonne connaissance des logiciels informatiques (Microsoft office). Apporter à l'exécution de ses tâches la conscience et le souci d'efficacité voulus pour être en mesure d'honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d'obtenir les résultats escomptés. Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels. Persévérer face aux obstacles et aux difficultés. Garder son calme dans les situations de crise.
Communication : S'exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit. Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient. Poser les questions voulues afin d'obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue. Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s'adresse. Partager l'information avec tous ceux qu'elle intéresse et tenir chacun au courant.
Esprit d'équipe: Collaborer avec ses collègues afin d'atteindre les objectifs de l'Organisation. Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre de lui. Faire passer l'intérêt de l'équipe avant son avantage personnel. Accepter les décisions finales du groupe et s'y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre. Partager les réussites de l'équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.
Aptitude à planifier et à organiser: Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues. Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins. Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien. Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification. Suivre l'exécution des plans et les modifier s'il y a lieu. Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.
Souci du client: Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue. Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d'y répondre. Suivre l'évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes. Tenir les clients informés de l'avancement des projets. Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.
Education
Etudes secondaires ou études commerciales équivalentes accomplies. Le nombre d'années d'expérience est calculé à partir de la date d'obtention d'un diplôme d'études secondaires (reconnu par les Nations Unies). Avoir réussi le ASAT (Administrative Support Assessment Test).
Work Experience
Au moins dix ans d'expérience dans les domaines du secrétariat de direction et/ou dans le domaine protocolaire, dont cinq de préférence à l'ONU.
Languages
Excellente maîtrise du français et de l'anglais (écrit et parlé).
Assessment Method
Les candidats qualifiés pourront être invités à participer à une évaluation, suivie d'un entretien axé sur les compétences.
Special Notice
Recruitment for this position is done on a local basis, whether or not the candidate is a resident of the duty station.
Passing the Administrative Assessment Support Test (ASAT) at Headquarters or an equivalent recognised locally-administered test at a United Nations Office is a prerequisite for recruitment consideration in the General Service category in the United Nations Secretariat.
United Nations Considerations
The United Nations shall place no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. (Charter of the United Nations - Chapter 3, article 8). The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.
No Fee
THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS' BANK ACCOUNTS.
Click the bar below to visit the original announcement on the recruiting organization's website.
0 comments:
Post a Comment