Job: Assistant Logistique

Location: Conakry 
Deadline: Monday, 14 October 2013 

Description

UNOPS mission is to expand the capacity of the UN system and its partners to implement peacebuilding, humanitarian and development operations that matter for people in need. Working in some of the world's most challenging environments, our vision is to always satisfy partners with management services that meet world-class standards of quality, speed and cost effectiveness.

UNOPS provides services in sustainable infrastructure, sustainable procurement and sustainable project management, with projects ranging from building schools, roads, bridges and hospitals to procuring goods and services and training local personnel.

By assisting UN organizations, international financial institutions, governments and other development partners, UNOPS makes significant, tangible contributions to results on the ground.

We employ more than 6,000 personnel annually and on behalf of our partners create thousands more work opportunities in local communities. Through our headquarters in Copenhagen, Denmark and a network of regional and country offices, we oversee activities in more than 80 countries.

UNOPS is committed to achieving a truly diverse workforce.

Background Information - Cote d'Ivoire

Cote d'lvoire

Located in Abidjan, the UNOPS office in Cote d'Ivoire has developed a strong working relation with the Government and international partners over the past 15 years. It provides technical support in strategic development areas including elections; procurement and related capacity building; environment protection, water management and sanitation; and infrastructure rehabilitation and development. Background Information - Job-specificLa République de Guinée a été durement affectée par la longue période d'instabilité politique qui a suivi le coup d'Etat militaire du 23 décembre 2008. Des élections présidentielles ont été organisées en 2010 et un Président légitimement élu a été investi le 21 décembre 2010. Au lendemain de son élection, le Président de la République a créé par décret un Comité National de Pilotage de la RSS (CNP-RSS), avec pour mission d'assurer la supervision, l'orientation politico-stratégique et le suivi de la mise en œuvre de la réforme. Le CNP-RSS comprend notamment cinq Comités Techniques Sectoriels (CTS-Sectoriels) (défense, police et protection civile, douanes, environnement et justice), chargés de concevoir et d'élaborer les projets et programmes sectoriels de réforme. Le CTS-sectoriel environnement a entrepris, dans le cadre de la RSS, la création d'un Corps de Conservateurs de la Nature destiné à sécuriser les zones protégées et à assurer une gestion durable des ressources naturelles. La Guinée possède 342 forêts classées, dont 156 dépendent de l'Etat et 186 des communautés, 2 parcs nationaux (Haut Niger et Badiar), et d'autres catégories d'aires protégées sur le littoral et sur les zones frontalières avec la Guinée Bissau et le Mali, entre autres. Les ressources de biodiversité notamment forestières de Guinée se sont considérablement dégradées du fait de la pression humaine : urbanisation anarchique, production de briques cuites sur les berges des cours d'eau, défrichements, surpâturages, feux de brousse incontrôlés, coupe de bois de service, carbonisation, exploitations minières et forestières, braconnage, pêche illicites, etc. Les conflits de la sous-région, notamment au Libéria, en Sierra Léone et en Côte d'Ivoire, ont entraîné un afflux de réfugiés et de personnes déplacées qui ont pesé considérablement sur le patrimoine forestier et faunique en accentuant les coupes anarchiques du bois et la pratique intensive du braconnage. Ces pratiques ont perduré en raison de l'insuffisance d'information et de sensibilisation des populations et des faibles capacités de surveillance et de répression de l'administration. L'absence d'un service de protection efficace a fait des zones protégées des zones de non droit, engendrant des risques importants pour la sécurité des populations locales. La sauvegarde des ressources naturelles est de surcroît essentielle à la préservation des grands équilibres naturels et à la gestion durable des ressources du pays. Conscient des risques pour la population, le Président de la République de Guinée a créé par décret, le 6 décembre 2011, un Corps Paramilitaire des Conservateurs de la Nature avec pour mission de protéger l'environnement et d'assurer un rôle de police forestière. Le Projet d'Appui à l'Opérationnalisation d'un Corps Paramilitaire des Conservateurs de la Nature (PAOCPCN), s'inscrit dans le cadre du Programme d'Appui à la Réforme du Secteur de la Sécurité (PARSS) de l'Union Européenne qui a pour objectif de contribuer à créer et à pérenniser un climat social, économique et politique pacifié en améliorant la provision de sécurité aux populations. Le projet doit permettre de renforcer le Ministère de l'Environnement, des Eaux et Forêts (MEEF) et de l'appuyer dans l'opérationnalisation et l'encadrement du nouveau Corps Paramilitaire des Conservateurs de la Nature. Dans ce cadre, l'UNOPS est à la recherche d'un Assistant Logistique

Functional ResponsibilitiesSous la supervision générale du chef de projet et en étroite collaboration avec l'Assistant principal en Administration et Finance , l'Assistant Logistique aura à accomplir les tâchessuivantes :

• Gestion du dépôt : réception et vérification, livraison, inventaire des marchandises, … et des documents (bon d'entrée, sortie, inventaire, fiche de stock, …) afférents à la gestion de stock
• Mettre en place et gérer un bon système de gestion de stocks ; Assurer des inventaires aléatoires mensuels sur les stocks ;
• Dans le strict respect des règles, règlements et procédures de l'UNOPS, et en appui avec l'Assistant principal en Administration et Finance , reçoit des offres pour les achats locaux ; prépare l'analyse des offres et formule des recommandations concernant l'attribution ou non des contrats / Bon de commande.
• Appuyer l'Assistant principal en Administration et Finance dans les opérations d'approvisionnements (achats) de fournitures du projet.
• Préparer les attestations d'exonérations et faire le suivi des dédouanements des achats internationaux du projet.
• Gestion des immobilisations : Enregistrer les immobilisations UNOPS et les étiqueter selon la politique financière et logistique de l'UNOPS ;
• Classement et archivage de divers dossiers de la logistique et des achats du projet.
• S'assurer du bon fonctionnement du matériel et équipement des bureaux : Système internet, approvisionnement en eau et électricité.
• S'assurer du bon fonctionnement du matériel et équipement du projet
• Actualiser la liste de prix ; rechercher les informations concernant, la fluctuation, la hausse de prix, le taux de change, etc…. de biens et services, sur le marché local
• S'assurer de la maintenance des véhicules/motos en collaboration avec le Chauffeur mécanicien et du suivi des consommations ;
• Etre responsable du suivi et de l'analyse du carnet de bord du matériel roulant du projet en collaborant avec les chauffeurs et s'assurer qu'il est dûment rempli, de manière à donner au chargé en administration et Finances les informations de gestion.
• Aider l'Assistant principal en Administration et Finance à vérifier la conformité entre les équipements reçus et le bordereau d'expédition ainsi que la liste de colisage ;
• S'assurer que les bordereaux d'expéditions ainsi que la liste de colisage pour tous les frets envoyés du terrain ont été bien établis ;
• S'assurer que tout mouvement de matériel est appuyé par la documentation
• Traquer les bordereaux d'expéditions ainsi que les listes de colisage manquants ;
• Communiquer au chargé en administration et Finances tout dommage ou tout manquant survenu lors de chargement, déchargement ou transport et tout manquant constaté à la réception des équipements du projet;
• Assurer le suivi du fret envoyé aux autres sites en exigeant que les bordereaux rentrent à l'expéditeur dûment signés.
• Accueillir tout nouveau venu à l'aéroport/Port Maritime et effectuer toutes les formalités
• Compléter le tableau de mouvement des personnes tel qu'instruit par le chargé en administration et Finances ;
• Sur demande, faire les réservations des places pour passagers/visiteurs (pour les voyages et pour le logement, etc) ;
• En générale tout autre tâche liée à la fonction.

Competencies

• Excellentes qualités de communication.
• Capacités à travailler dans des milieux multiculturels.
• Bonnes capacités relationnelles.
• Procurement et gestion de la chaîne d'approvisitonnement Service de conseil en procurement
• Gestion de la base de données de fournisseurs Gestion des contrats avec les fournisseurs Atlas Planification Connaissance des INCO Terms 2000 Connaissance des règles d'Inspection
• Connaissance des règles de dédouanement
• Contrôle des inventaires Connaissance des Accords à long terme
• Etude et analyse de marché Gestion du Matériel Connaissance des prix pratiqués sur le marché local
• Connaissance des règles d'acquisition de l'UNOPS Expérience en matière d'acquisition de matériel roulant Connaissance informatique

ADMINISTRATION

• Gestion des équipements (Assets) Gestion des évènements Rédaction de document d'accord Planification Gestion des locaux Gestion des dossiers Coordination de la sécurité Gestion de la logistique des voyages Maintenance du parc automobile et gestion de la flotte Connaissance informatique

EducationLicence en logistique/transit ou administration.ExperienceExigence minimale :

• Une expérience professionnelle de 4 années au minimum dans le cadre de logistique/opérations.
• Avoir travaillé dans le système des Nations Unies ou dans des organismes internationaux. Exigences supplémentaires :
• Expérience au sein d'organisations internationales
• Expérience en gestion
• Aptitudes à maintenir les équipements et matériel de bureau en état de fonctionnement permanent.
• Bonne tenue des archives du projet.
• Capacité de gérer et de suivi des stocks magasin
• La Connaissance des règles, politiques et procédures contenus dans le Manuel des Achats de l'UNOPS est un atout C. Principales compétences Etre capable de travailler dans une équipe multiculturelle Etre capable de travailler sous pression Avoir un esprit d'initiative et de discrétion. Bonne connaissance du français et des langues locales Une expérience avec les nations unies est un atout

CertificationsCertification en procurementLanguagesAvoir une parfaite maîtrise du français.La connaissance en anglais est un atout.Contract type, level and durationContract type: SB Contract level:SB3 Low Contract duration:1 an renouvelable For more details about the ICA contractual modality, please follow this link: http://www.unops.org/ENGLISH/WHOWENEED/CONTRACT-TYPES/Pages/Individual-Contractor-Agreements-ICAs.aspxAdditional Considerations

• Please note that the closing date is midnight Copenhagen time (CET)
• Applications received after the closing date will not be considered.
• Only those candidates that are short-listed for interviews will be notified.
• Qualified female candidates are strongly encouraged to apply.
• For staff positions UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post
• The incumbent is responsible to abide by security policies, administrative instructions, plans and procedures of the UN Security Management System and that of UNOPS.

It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential recruits/interns. Recruitment/internship in UNOPS is contingent on the results of such checks.

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