Job: ASSOCIÉ EN ADMINISTRATION ET PROCUREMENT

Location: Kinshasa, DRC
Deadline: Friday, 09 August 2013 

Description

ASSOCIÉ EN ADMINISTRATION ET PROCUREMENT

Location :

Kinshasa, CONGO, DEM. REPUBLIC

Application Deadline :

09-Aug-13

Additional Category

Management

Type of Contract :

FTA Local

Post Level :

GS-6

Languages Required :

English   French  

Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)

05-Sep-2013

Duration of Initial Contract :

One year

Background

L’ONUFEMMES est fondée sur la vision d’égalité et d’équité inscrite dans la Charte des Nations Unies. ONUFEMMES travaille pour l’élimination des discriminations à l’égard des femmes et des jeunes filles, l’autonomisation des femmes et l’égalité entre les femmes et les hommes comme les partenaires du développement, les droits humains, l’action humanitaire et la paix et sécurité. Les droits des femmes sont au centre de tous les efforts de l’ONUFEMMES. ONUFEMMES a la responsabilité de diriger et coordonner tous les efforts du système des nations unies afin d’assurer que tous les engagements pris par les pays membres sur l’égalité de genre soient effectivement mis en œuvre. ONUFEMMES appuie ses partenaires(les Gouvernements, les organisations de la Société Civile, les partenaires au développement et les ONG internationales) pour la mise en œuvre des engagements pris par les Etats en ce qui concerne l’égalité de genre.

L’ONUFEMMES RDC travaille depuis quelques années avec les partenaires gouvernementaux et de la Société Civile pour la mise en œuvre des engagements pris par l’Etat Congolais par la ratification des conventions internationales pour l’égalité de genre et l’autonomisation de la femme en RDC.

Duties and Responsibilities

Sous l’autorité et la supervision directe de la Représentante de l’ONU femmes à Kinshasa et en collaboration avec les collègues du bureau de Kinshasa, Bukavu et de Kigali, l’Associé en Administration et Procurement s’assure de l’efficacité et de la transparence de l’utilisation des ressources administratives et logistiques et, de l’intégrité des services administratifs et logistiques fournis par le bureau. Il (elle) favorise une approche de collaboration axée sur le client compatible avec les règles de l’ONU femmes. Il (elle) analyse et interprète les règles et règlements administratifs et d’approvisionnement  et fournit les solutions à un large éventail des questions de procurement complexes. Il (elle) travaille en étroite collaboration avec les équipes des Projets et du Programme pays de l’ONU femmes au niveau pays, sous régional et du siège, le Gouvernement et les partenaires des Nations Unies et de la Société Civile en s’assurant de la performance du bureau dans son domaine de compétences (Finance ). Ses principales responsabilités sont les suivantes:

• Gestion des Approvisionnement;
• Gestion de l’Administration.

Procurement:

Dans ses attributions, l’Associé en Administration et Procurement est responsable des tâches suivantes: 

• Faire un plan d’approvisionnement annuel, comprenant un groupe restreint de produits techniquement complexes ou des services ou pour une variété de biens et services de nature générale;
• Contrôler les spécifications techniques pour assurer l'exhaustivité, l'exactitude et qualités concurrentielles et identifie les cours optionnels d'action;
• Assister le personnel sur les questions relatives aux  politiques et procédures d'achat, les spécifications techniques, les prix et le produit,  la disponibilité des services, ainsi que des substituts appropriés ou des options alternatives pour réduire les coûts;
• Concevoir des critères pré-qualifiés des fournisseurs en identifiant les sources de produits et évaluant le rendement du fournisseur en matière de qualité, les prix, la livraison, l'équipement, etc.;
• Solliciter et évaluer les offres / propositions / devis afin d'assurer la compétitivité globale, la qualité et la conformité aux exigences spécifiées;
• Compiler et présenter toutes les données relatives à l'approvisionnement; préparer tous les documents pertinents à l'appui et recommander l'approbation du contrat ou du bon de commande (PO); préparer les présentations au Comité des marchés pour examen et approbation ultérieure par l'agent autorisé;
• Coordonner dans  les délais la livraison des biens et services;
• Participer à la recherche de marché et le fournisseur;
• Préparer différents rapports, de la correspondance et des documents (bons de commande, contrats et amendements) sur les approvisionnements liés aux questions spécifiques;
• Superviser et gérer les performances des Assistants Procurement sous son/sa supervision, afin d'assurer l'intégrité des sollicitations menées;
• Veiller à ce que les tâches confiées à chaque Assistant aux Achats sous son/sa supervision sont traitées en temps opportun, conformément aux lignes directrices des achats et des marchés de l'ONU / règles de gestion financière;
• Faire d'autres tâches qui lui sont assignées.

Administration:

• S’occuper de la gestion des véhicules du bureau : le contrôle de l'utilisation, autorisation et de remboursement pour un usage privé, la couverture d'assurance; rapports d'accidents;
• Créer les bons de commande et en aviser l'approbateur : préserver la documentation à l'appui des fins d'audit et décider si la réception est nécessaire, dans l'Atlas, pour la commande;
• Faire parvenir les documents nécessaires à l'appui dont l'approbateur a besoin pour approuver l'ordre d'achat;
• Traiter complètement les PO approuvés en appliquant le budget check;
• Créer les nouveaux Vendor dans Atlas;
• Le contrôle de l'usage personnel du téléphone / fax;
• S’assurer que tous les équipements achetés sont étiquetés et procède à la réconciliation entre l'inventaire physique et les dossiers;
• S’assurer que le contrat valide de service de voyage est disponible avec une agence de voyage choisie et que les PO est établi pour chaque voyage;
• S’occupe de la Gestion du bureau (le loyer, maintenance,..);
• Gérer le mouvement des staffs;
• Faire toute autre tâche demandée par la hiérarchie.

Competencies

Compétences Institutionnelles:

• Démontrer  une intégrité en accord avec les valeurs et les normes éthiques de l’ONU;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques de l’ONU en général et ceux de l’ONUFEMMES en particulier;
• Montrer  une flexibilité et une adaptabilité aux aspects culturels, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge;
• Etre crédible et jouir d’une bonne santé physique et morale;
• Etre familiarisé avec l’environnement institutionnel de la Coopération au développement (ONG, système des Nations Unies, Coopération multilatérale etc.).

Compétences Fonctionnelles:

Gestion des connaissances et apprentissage

• Promouvoir au sein de l’ONU FEMMES la gestion des connaissances et un environnement propice à l’apprentissage grâce à l’exemple personnel et travailler activement à la formation et au développement continus du personnel à partir de leur plan d’apprentissage et au développement de nouvelles aptitudes.

Gestion et Leadership

• Etablir des relations solides avec les partenaires en se focalisant sur l’impact et les résultats et savoir répondre positivement aux commentaires;
• Démonter une ouverture au changement et la capacité de gérer des complexités.

Développement et efficacité Opérationnelle

• Capacité de fournir des données analytiques à la planification stratégique, la gestion et le suivi axée sur les résultats et les rapports  et à organiser le travail. Capacité de faire l’analyse des besoins et fournir des paramètres à l’appui des processus financiers dans le bureau pays;
• Aptitude à formuler et gérer des budgets, les contributions et investissements et les transactions et à effectuer une analyse financière, un rapport financier et de recouvrement des coûts;
• Bonne connaissance de la comptabilité et des systèmes comptables.

Communication

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique

• Bonne maîtrise de l’outil informatique y compris les logiciels « Project », « PowerPoint » et « Excel » ainsi que d’autres logiciels de gestion.

Travail en équipe

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Gestion axée sur les résultats

Required Skills and Experience

Education:    

• Titulaire du diplôme de fin d’études secondaires;
• Diplôme post secondaire en administration, Finances, économie ou autres disciplines connexes serait désirable.

Expérience:    

• Minimum six (6) ans d’expérience pertinente au niveau national ou international en procédures d’approvisionnement et logistique;
• Expérience de travail dans le système des Nations Unies;
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique, de l’expérience dans la gestion des systèmes de gestion de base des données;
• Connaissance d’ATLAS serait un réel atout.

Langues Requises:    

• Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu’orale, ainsi qu’une connaissance pratique de l’Anglais sont indispensables.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

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