CONSULTANT
NATIONAL POUR L'AUDIT ORGANISATIONNEL COMPLÉMENTAIRE DU MINISTRE DE LA
PLANIFICATION, DU DÉVELOPPEMENT ET DE L'AMÉNAGEMENT DU TERRITOIRE, Lomé,
TOGO
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Location :Lome, TOGO
Application Deadline :05-Mar-14
Additional Category:Poverty Reduction
Type of Contract :Individual Contract
Post Level :National Consultant
Languages Required :English French
Duration of Initial Contract :45 jours
Background
Contexte général et justification
L'administration publique togolaise a été pendant longtemps, caractérisée par des structures inadaptées. Les missions des services sont souvent mal définies, entraînant des conflits de compétences entre les ministères et parfois, à l'intérieur d'un même département ministériel. Les ministères en outre ne disposaient pas des mêmes normes organisationnelles. Les structures ad hoc se sont multipliées ces dernières années au sein des ministères, rendant moins lisibles les attributions dévolues aux différentes entités et institutions.Le Ministère de la Planification, du Développement et de l'Aménagement du Territoire, à l'instar des autres départements ministériels, est caractérisé par la sous qualification d'une bonne partie de son personnel, la rareté des compétences et le vieillissement des agents.Le Programme National de réforme de l'administration publique débuté depuis 2008 s'active à mettre en place un cadre institutionnel et organisationnel adéquat pour le bon fonctionnement des institutions de l'Etat, ainsi que des outils, méthodes et procédures de travail visant à faire de l'administration togolaise une administration efficiente au service du citoyen.C'est ainsi qu'au premier semestre de l'année 2010, le Ministère de la Coopération, du Développement et de l'Aménagement du Territoire (MCDAT) a été audité à l'instar d'autres départements ministériels. Les conclusions de cet audit, essentiellement orienté sur la gestion des ressources humaines, ont été revues et actualisées par un audit complémentaire, suite au remaniement ministériel intervenu en mai 2010 qui a abouti à la création d'un Ministère de la Planification, du Développement et de l'Aménagement du Territoire (MPDAT).Avec l'appui technique et financier du projet d'Appui à la gestion du développement et de l'aide (PAI2), un projet d'organigramme a été finalisé au cours d'une retraite, par l'ensemble des cadres du MPDAT. Ce nouveau dispositif institutionnel est immédiatement remis en cause par les dispositions du décret du 13 octobre 2013 portant nomination du Ministre auprès du Président de la République, chargé de la Prospective et de l'évaluation des politiques publiques (MPEPP).Cette retraite, en même temps qu'elle procédait à un diagnostic des dysfonctionnements du département, a cependant adopté une série de recommandations dans la perspective d'une relecture des textes réglementaires portant organisation et fonctionnement des départements ministériels. Ces recommandations ont été faites dans la vision d'une harmonisation des missions du MPDAT et du Ministère chargé des finances dont l'audit organisationnel est en instance de démarrage.Dans l'optique d'une harmonisation des missions du Ministère en charge de la Planification et de celui chargé des Finances, il devient nécessaire de lancer dans les meilleurs délais, un audit complémentaire du Ministère de la Planification, du Développement et de l'Aménagement du Territoire. Cet audit devra s'inspirer des audits antérieurs et des conclusions de la retraite des cadres du MPDAT pour proposer un organigramme définitif permettant au département de répondre à ses missions d'impulsion, de pilotage et de coordination des politiques publiques.Le projet d'Appui à la gestion du développement et de l'aide qui constitue le premier volet de l'appui institutionnel – phase 2 (PAI 2) au MPDAT, recrute dans ce cadre trois consultants (deux consultants internationaux et un consultant national) pour la conduite de l'audit complémentaire.Le projet PAI2, financé par la Commission Européenne vise quatre objectifs:
- Créer des conditions institutionnelles, techniques et financières permettant d'assurer un fonctionnement efficace et pérenne du Dispositif Institutionnel de Coordination, de suivi et de l'évaluation des Politiques de Développement (DPID) ainsi que l'élaboration d'un plan de suivi –évaluation de la Stratégie de Croissance Accélérée pour le Développement et l'Emploi (SCAPE 2013-2017);
- Permettre aux ministères prioritaires de disposer de documents de politiques et/ou de stratégies et plans d'action sectoriels et de reconstruire leurs système de planification et de suivi évaluation;
- Soutenir le renforcement des capacités institutionnelles et techniques du Ministère en charge de la planification dans ses missions de réflexion et de pilotage stratégiques;
- Mettre en place un cadre de référence, les mécanismes de coordination et le système d'information permettant au Togo d'assurer une gestion et une mobilisation de l'aide extérieure efficace et inspirée des principes de la Déclaration de Paris et des 3ème et 4ème Forums de Haut Niveau sur l'efficacité de l'Aide .
Objectif de la missionLa présente consultation poursuit les objectifs suivants:
- Procéder à une revue des audits antérieurs du département ministériel (MPDAT) et de tous autres documents organisationnels disponibles, notamment les conclusions de la récente retraite du MPDAT sur le nouveau dispositif organisationnel, sous la triple dimension : missions, organisation, ressources humaines;
- Faire des propositions pour adapter les recommandations majeures des audits antérieurs en tenant compte du mandat actuel du département (MPDAT), la création du Ministère en charge de la prospective et de l'évaluation des Politiques Publiques et en synergie avec les conclusions de l'audit du département en charge de l'économie et des finances;
- Faire des recommandations pour une plus grande synergie entre les trois départements ministériels et une meilleure adaptation de l'organigramme par rapport à la vision et au mandat révise du Ministère;
- Proposer une feuille de route qui inclut des propositions d'actions prioritaires ayant un potentiel d'impact élevé à court terme sur l'efficacité organisationnelle du Ministère avec une identification de moyens minimums nécessaires pour accompagner la mise en œuvre;
- Faire valider les propositions par le département ministériel en collaboration avec les autres parties prenantes.
Mandat du consultant
Le Consultant travaillera sous l'autorité du Secrétaire Général du Ministère de la Planification, du Développement et de l'Aménagement du Territoire et bénéficiera de l'appui technique et logistique de l'expert du PAI2 Volet 1, chargé du développement organisationnel.La mission se déroulant en même temps que celle de la 2ème phase de l'audit organisationnel du Ministère de l'Economie et des Finances relative à l'analyse des emplois et des effectifs, les consultants veilleront à travailler en étroite synergie avec leurs collègues chargés de cette mission.Déroulement de la missionLa mission se déroulera sur une période de quarante-cinq jours ouvrables. Elle comportera une phase d'analyse documentaire à Lomé et une phase terrain dans les cinq régions de planification. Elle réalisera les tâches suivantes:
- Un état des lieux de l'organisation actuelle du MPDAT faisant ressortir les principaux dysfonctionnements organisationnels;
- Une description des missions essentielles du MPDAT, des fonctions –métiers ainsi que les fonctions de support;
- La description des liens fonctionnels entre le MPDAT, le MPEPP et le MEF;
- Une proposition d'organigramme pour l'ensemble du département.
- L'organisation d'un atelier de démarrage regroupant l'ensemble des directeurs du Ministère, sur la méthodologie de la mission;
- L'organisation d'un atelier de restitution des principales conclusions de l'étude;
- La soumission d'un aide-mémoire à l'attention du Ministre de Planification, du Développement et de l'Aménagement du Territoire avec copie à la DUE et au PNUD;
- La transmission du rapport final au MPDAT, avec copie au PNUD et à la DUE dans un délai de 05 jours ouvrables.
Les Consultants devront fournir à la fin de la mission:
- Un diagnostic identifiant les faiblesses de l'institution;
- Un projet d'organigramme fonctionnel et hiérarchique, une description claire des missions et attributions des services centraux, déconcentrés, rattachés ainsi que des institutions et organismes rattachés,
- Une description des profils exigés pour un ministère chargé de la planification du développement et de l'aménagement du territoire;
- Des recommandations sur les synergies MPDAT/MEF/MPEPP.
Valeurs intrinsèques:
- Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l'ONU;
- S'inscrire dans la vision, la mission, et favoriser la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD;
- Démontrer sa capacité à exercer dans un environnement multiculturel sans discrimination de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité;
- Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude à travailler en équipe et un esprit d'initiative élevé.
- Aptitude à faire des analyses, à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des propositions constructives capacité à rédiger des rapports de qualité en français.
- Aptitude à travailler au sein d'une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à insuffler une dynamique de changement.
- Faire preuve d'une aptitude à planifier et à organiser son propre travail.
- Etre capable d'écrire de façon claire et concise et de bien s'exprimer oralement.
- Bonne maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook).
- Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, d'autres partenaires nationaux et internationaux.
Éducation:
- Etre de formation universitaire, minimum BAC+5.
Le Consultant national devra justifier d'une expérience professionnelle de 10 ans au moins dans le domaine du management et de l'organisation institutionnelle et une très bonne maîtrise du français écrit et parlé.Plus spécifiquement, il devra justifier de:
- Une expérience professionnelle de 5 années dans une institution (ou ministère) chargée de des réformes institutionnelles;
- Une bonne connaissance de l'administration togolaise;
- Une expérience de dix (10) années dans le secteur du développement;
- Une bonne connaissance des questions de coopération et de gestion de l'aide;
- Une bonne connaissance des questions de déconcentration administrative et de décentralisation.
- La langue de travail au Togo est le français. Le rapport de mission sera de ce fait soumis en français.
La durée de l'étude est de deux (02) mois.Documents à inclure dans la soumission de la proposition: Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants :Une Proposition Technique: (enveloppe/Fichier N°1)
- Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
- Brève présentation de l'approche méthodologique (assortie d'un chronogramme) et de l'organisation de la mission envisagée;
- CV incluant : L'expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références;
- P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l'adresse : http://www.tg.undp.org/content/dam/togo/docs/P11_Personal_history_form.doc .
La proposition financière sera soumise sur la base de l'approche forfaitaire.La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en FCFA.Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d'avions aller-retour (if applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d'avion, l'hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d'évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l'évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l'objet des TDR.EvaluationAnalyse cumulative (Note Pondérée) Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et ayant reçu la note la plus élevée sur l'ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation. Pondération: la pondération retenue, pour l'évaluation des offres, est la suivante:
- Pourcentage de l'offre technique: 70%;
- Pourcentage de l'offre financière: 30%.
Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG Nt+Nf).L'Offre sera adjugée à l'égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s'engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.Principaux critères de sélection
- Eligibilité pour l'évaluation technique (Oui/Non);
- Diplôme de BAC+5 au moins;
- Expérience professionnelle de 5 années dans une institution (ou ministère) chargée de des réformes institutionnelles;
- Une expérience de dix (10) années dans le secteur du développement.
- Bonne connaissance de l'administration togolaise (15 points);
- Bonne connaissance des questions de coopération et de gestion de l'aide (15 points);
- Bonne connaissance des questions de déconcentration administrative et de décentralisation (10 points);
- Niveau de compréhension par le consultant de la mission/Cohérence de la proposition du consultant avec les TDR et du planning de travail (30 points).
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.Toute demande de clarification doit être adressée par courrier électronique à l'adresse e-mail indiquée ci-dessus. UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
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