Assistant (e) aux Achats, Kinshasa, Democratic Republic of Congo
Closing Date: Thursday, 13 February 2014
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Position title Assistant (e) aux Achats
Department/office AFO, CDOH, Democratic Republic of Congo
Duty station KINSHASA, Democratic Republic of the Congo
Contract type Local ICA Support
Contract level LICA-3
Duration 1 année renouvelable
Application period 05-Feb-2014 to 14-Feb-2014 Print
United Nations Core Values: Integrity, Professionalism, Respect for Diversity
Background Information - UNOPS
UNOPS mission is to serve people in need by expanding the ability of the United Nations, governments and other partners to manage projects, infrastructure and procurement in a sustainable and efficient manner. Within these three core areas of expertise, UNOPS provides its partners with advisory, implementation and transactional services, with projects ranging from building schools and hospitals, to procuring goods and services and training local personnel. UNOPS works closely with governments and communities to ensure increased economic, social and environmental sustainability for the projects we support, with a focus on developing national capacity. Working in some of the world's most challenging environments, our vision is to advance sustainable implementation practices in development, humanitarian and peacebuilding contexts, always satisfying or surpassing partner expectations. We employ more than 6,000 personnel and on behalf of our partners create thousands more work opportunities in local communities. Through our headquarters in Copenhagen, Denmark and a network of offices, we oversee activities in more than 80 countries.
Background information - DR Congo
Democratic Republic of Congo
The UNOPS office in the Democratic Republic of Congo (DRC) delivers services from its head office in Kinshasa and project offices in Goma, Kisangani and Lubumbashi. UNOPS in DRC serves the needs of the Government with funding from bilateral donors, the EU, International Financial Institutions and UN agencies. UNOPS in DRC provides a wide range of project management and related services including procurement, contracts management, logistics, HR and financial management. UNOPS helps partners to achieve their project goals in sectors which include physical and social infrastructure, elections and the environment.
Functional Responsibilities
Sous l'autorité du responsable de l'unité de support et la supervision technique du chargé de l'unité des Achats, l'assistant (e) assumera les tâches suivantes :
Assurer la mise en œuvre du service des achats, en mettant l'accent sur ​​l'atteinte des résultats suivants:
- Assurer le respect intégral des règles et procédures de l'UNOPS en matière de passation de marchés ;
- Préparation des plans d'achats du bureau et/ou projet et suivre leur exécution. ;
- Organiser le processus de passation des marchés, y compris la préparation et la conduite des appels d'offres, demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements de l'UNOPS ;
- Mettre en place un système de contrôle interne pour s'assurer que les bons de commande (POs) sont dûment préparés et expédiés ;
- Prendre des mesures correctives sur les PO, vérifier les erreurs de budget et d'autres problèmes ;
- Procéder au recouvrement des coûts dans Atlas pour tous les services d'Achat rendus par l'UNOPS aux projets et aux autres agences ;
- Assurer la mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements et stratégies de l'UNOPS;
- Participer à l'élaboration des procédures opérationnelles standard en matière de procurement, en consultation avec le superviseur direct ;
- Appuyer le chargé des achats dans la préparation des plans de passation des marchés du CDOC et/ ou projets ;
- Appuyer le chargé des achats dans le processus l'approvisionnement, la préparation des documents RFQ , ITB ou RFP , réception des soumissions ou des propositions pour leur évaluation préliminaire ;
- Préparer les bons de commande et des contrats dans ATALS et en dehors d'ATLAS, préparer les bons de commande, créer les vendors dans ATLAS ;
- Mettre en place un système de contrôle interne pour s'assurer que les bons de commande sont préparés et expédiés ;
- Mettre à la disposition du bureau et/ou projets les informations requises pour le recouvrement des coûts dans ATLAS pour les services d'approvisionnement ;
- Développer une base de données des fournisseurs et mettre à jour la liste des processus de sélection et des évaluations des fournisseurs.
- Traiter les factures pour les biens et services fournis ; assurer l'exactitude et l'exhaustivité de la documentation et le paiement en temps opportun ;
- Assurer la réception, l'examen et l'acheminement des factures et des documents entrant de l'unité d'approvisionnement;
- Collaboration avec les agents d'approvisionnement, les fournisseurs et les bureaux de l'UNOPS pour résoudre les problèmes liés aux paiements ;
- Fournir des réponses orales / écrites aux demandes des clients internes et externes concernant les questions d'approvisionnement ;
- Mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d'approvisionnement ;
- Préparer les lettres, notes de service etc ; surveiller les progrès et assurer la liaison avec les fournisseurs au cours du cycle de passation des marchés publics ; enquêter et résoudre les problèmes post- commande relatifs à la préparation des rapports d'avancement sur ​​les questions de passation des marchés ;
- Assurer la liaison entre les projets et l'unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l'accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat appropriés attestant que l'inventaire a été fait ;
- Veiller à ce que toutes les pièces justificatives qui faciliteront la vérification et le contrôle soient disponibles.
- Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d'achats;
- Contribution aux réseaux de connaissances et communautés de pratique.
- Avoir un diplôme universitaire (BAC+3) de gestion financière, administration ou en passation des marchés ou tout autre domaine connexe sera un atout ;
- Avoir une excellente connaissance dans la planification et de la gestion des marchés publics;
- Avoir 4 ans d'expérience pertinente dans la gestion des achats et le soutien des services administratifs des Nations Unies ou de toute autre organisation internationale sera un avantage ;
- Avoir une bonne connaissance des principes de passation des marchés publics est un atout ;
- Avoir une expérience en procurement dans les projets d'infrastructure est un atout;
- Avoir la capacité d'examiner une variété de données, d'identifier et de régler les écarts, identifier et résoudre les problèmes opérationnels ;
- Compétences informatiques solides, la connaissance des ATLAS ;
- Possibilité d'effectuer une variété de routine financière, administrative et approvisionnement tâches.
- Excellente communication et capacité à travailler en équipe pour atteindre les objectifs organisationnels;
- Aptitude à établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les collègues ;
- Bonne capacité d'analyse;
- Maturité de jugement et de comportement, capacité à se concentrer sur les résultats pour les clients et répondre positivement aux questions posées;
- Travail avec une énergie et une attitude positive et constructive;
- Démontre de bonnes capacités de communication orale et écrite;
- Établir des relations solides avec les clients;
- Avoir une excellente maîtrise de la langue française est exigée ;
- Une bonne connaissance de l'anglais écrit et parlé sera un avnatage;
- Possibilité d'effectuer des travaux de nature confidentielle, traiter un grand volume de travail et respecter les délais ;
- Avoir la capacité de mettre l'accent sur ​​le résultat et réagir positivement aux commentaires ;
- Rester calme, en contrôle et de bonne humeur même sous pression ;
- Avoir un sens aigu de l'éthique et de l'intégrité dans le traitement avec les clients et les fournisseurs de services.
Contract type: LOCAL ICA
Contract level: LOCAL ICA 3
Contract duration: 1 année renouvelable
For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
http://www.unops.org/ENGLISH/WHOWENEED/CONTRACT-TYPES/Pages/Individual-Contractor-Agreements-ICAs.aspx
Additional Considerations
- Please note that the closing date is midnight Copenhagen time (CET)
- Applications received after the closing date will not be considered.
- Only those candidates that are short-listed for interviews will be notified.
- Qualified female candidates are strongly encouraged to apply.
- For staff positions UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post
- The incumbent is responsible to abide by security policies, administrative instructions, plans and procedures of the UN Security Management System and that of UNOPS.
Click the bar below to visit the original announcement on the recruiting organization's website.
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