Job: ANALYSTE AUX RESSOURCES HUMAINES ET À L'ADMINISTRATION

Location : Dakar, SENEGAL

Application Deadline : 21-Nov-13

Additional Category Management

Type of Contract : FTA Local

Post Level : NO-B

Languages Required : English French

Starting Date : (date when the selected candidate is expected to start) 01-Dec-2013

Duration of Initial Contract : One year

Background

Sous l'autorité et la supervision directe du Directeur Pays Adjoint/Opérations (DPA/O), l'Analyste aux Ressources Humaines et à l'Administration est en charge des activités qui se rapportent à l'administration générale (services généraux) et est responsable de la mise en œuvre transparente des stratégies des Ressources Humaines au sein du Bureau Pays, la prestation efficace des services en matière de RH et de gestion de l'unité des Ressources Humaines et des Services Généraux du Bureau Pays. Il/elle analyse, interprète et met en œuvre les politiques, règles et règlements relatifs aux RH, établit des procédures internes et propose des solutions aux questions complexes des RH. L'Analyste aux Ressources Humaines et à l'Administration est chargé(e) de promouvoir un environnent de collaboration axé sur le client et de contribuer au maintien du niveau du moral du personnel. L'Analyste aux Ressources Humaines et à l'Administration s'assure de l'efficacité et de la transparence de l'utilisation des ressources administratives et logistiques et, de l'intégrité des services administratifs et logistiques fournis par le Bureau. Il (elle) favorise une approche de collaboration axée sur le client, compatible avec les règles du PNUD. Il (elle) analyse et interprète les règles et règlements administratifs et d'approvisionnement et fournit les solutions à un large éventail des questions d'approvisionnement complexes. Il (elle) travaille en étroite collaboration avec les équipes des Projets et du Programme pays du PNUD au niveau pays, sous régional et du siège, le Gouvernement et les partenaires des Nations Unies et de la Société Civile, en s'assurant de la performance du bureau dans son domaine de compétence.

Duties and Responsibilities

Résumé des Résultats clés:

• La gestion des approvisionnements et des services logistiques et interface avec l'équipe des services généraux sur les questions d'approvisionnement;
• La mise en œuvre de stratégies et politiques des RH;
• La gestion efficace des Ressources humaines et la supervision de l'unité des RH;
• La gestion des performances et du développement de carrière du personnel;
• La participation à la gestion des services communs et l'établissement des partenariats avec les autres agences des Nations Unies;
• L'acquisition et le partage des connaissances.

La gestion des approvisionnements et des services logistiques et assurer l'interface avec l'équipe des services généraux sur les questions d'approvisionnement, avec pour objectif d'arriver aux résultats suivants:

• La conformité avec les règles et procédures du PNUD, dans l'élaboration des stratégies d'approvisionnement du Bureau pays, y compris la stratégie de sourcing, la sélection et l'évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité, la gestion des relations avec le client, la promotion et l'introduction du e-procurement et l'évaluation de la performance;
• L'élaboration de la stratégie contractuelle du Bureau pays, y compris les processus d'appel d'offres et l'évaluation, la gestion du contrat et du contractant, les implications juridiques. Surveillance des processus d'approvisionnement et de services logistiques conformément aux règles et règlements du PNUD. (L'Analyste aux Ressources Humaines et à l'Administration exerce les fonctions de Manager de niveau 2 dans Atlas pour les approbations des bons de commande);
• Une bonne gestion des actifs, des installations et des services logistiques du PNUD;
• L'identification des besoins administratifs;
• La mise en place de procédures visant à renforcer la bonne pratique des règles administratives;
• La recherche et la recommandation de solutions basées sur les directives en vigueur, en matière d'administration.

Assure la mise en œuvre des stratégies et politiques des RH, avec pour objectif d'arriver aux résultats suivants:

• La conformité des dossiers et des rapports des RH avec les règles et règlements des Nations Unies ainsi que les politiques et stratégies du PNUD. Suivi des recommandations des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD. Mise en place d'un système de contrôle interne efficace. Elaboration d'un bon système, fonctionnel et d'orientation du client, dans le cadre de la gestion des RH;
• Analyse permanente des stratégies et politiques de l'Organisation, en matière des RH, afin d'évaluer l'impact des changements et de faire des recommandations pour leur mise en application. Recherche permanente, dans le cadre de l'amélioration des conditions de service, des salaires et des avantages. Elaboration et introduction des indicateurs de mesure, de même que le suivi et le reportage des résultats atteints;
• Identification des processus opérationnels relatifs aux RH. Elaboration des procédures standards de fonctionnement (SOPs) dans le cadre de la gestion des RH, en collaboration avec le superviseur direct. Contrôle de la charge de travail du personnel supervisé. Contrôle du processus de travail au sein de l'Unité RH;
• Elaboration et introduction d'une approche stratégique pour le recrutement. Utilisation des modalités contractuelles, de l'évaluation des performances et de la gestion du développement de la carrière.

Assure la gestion efficace des ressources humaines, avec pour objectif d'atteindre les résultats suivants:

• Gestion des processus de recrutement, y compris les descriptions de poste, les classifications des postes, les avis de vacance, la sélection des candidats, la mise en place des panels d'entretien, la formulation des recommandations sur le recrutement;
• Revue et certification des soumissions au CRP;
• Gestion des contrats dans et en dehors d'Atlas. Le contrôle et le suivi de toutes les opérations liées aux postes, le recrutement, les données des RH, les avantages sociaux, les revenus/déductions, la rétroactivité, les recouvrements, les ajustements et les séparations dans Atlas. Sur la base de la délégation de responsabilité, exerce les fonctions de Manager en RH, dans Atlas;
• La gestion des droits et bénéfices du personnel international;
• Développement et gestion de la base de données (roster);
• Validation des charges de recouvrement des coûts dans Atlas pour les services RH rendus par le PNUD à d'autres organismes.

Assure la gestion des performances et du développement de carrière du personnel, avec pour objectif d'arriver aux résultats suivants:

• Elaboration et mise en œuvre du protocole du processus d'évaluation des performances, de la facilitation du processus, de l'élaboration des indicateurs d'évaluation de la performance, en consultation avec le Senior Management;
• Appui à la gestion efficace de la formation, y compris l'établissement du Plan de formation de l'ensemble du Bureau et des plans de formation individuels, en collaboration avec le Senior Management et le Learning Manager. La mise en œuvre de la Stratégie d'Accès Universel garantissant l'accès à des formations appropriées;
• Prestation des services de soutien efficaces pour le personnel sur l'avancement de carrière, les besoins de développement, les possibilités de formation;
• Mise en œuvre des politiques de dotation stratégiques en ligne avec le développement de carrière.

Veille à la gestion des services communs et l'établissement de partenariats avec les autres agences des Nations Unies, avec pour objectif d'arriver aux résultats suivants:

• Elaboration d'une approche stratégique pour la mise en œuvre des services communs en ligne avec les derniers développements y afférents et les meilleures pratiques;
• Une bonne planification et un suivi du budget des services communs et des contributions des Agences au compte des services communs.

Veille à l'acquisition et au partage des connaissances dans le Bureau Pays, avec pour objectif d'arriver aux résultats suivants:

• Organisation des formations pour le personnel des Opérations et du Programme, sur les questions relatives aux ressources humaines;
• Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière des ressources humaines;
• Contributions de qualité dans les réseaux de connaissance et les milieux spécialisés.

Impact des Résultats:

Les résultats clés ont un impact sur l'exécution globale, l'efficience et l'efficacité des opérations du Bureau pays, quant à l'utilisation des ressources de l'organisation dans les domaines suivants:

• Ressources humaines;
• Services Généraux (Approvisionnement et Services logistiques);
• Services communs et mise en œuvre de l'agenda des Nations Unies sur les services communs et les achats en commun.

Competencies

Compétences Fonctionnelles:

Etablissement des Partenariats stratégiques:

Maintien un réseau de contacts:

• Maintient un réseau établi de contacts pour le partage d'informations générales et de demeurer informé sur les questions liées au Partenariat;
• Etablit et entretient une communication permanente avec les partenaires.

Promotion de la formation de l'organisation et du partage des connaissances:

Recherche et analyse de base:

• Génère de nouvelles idées et approches, recherche les meilleures pratiques et propose de nouvelles façons plus efficaces de faire les choses;
• Documente et analyse les stratégies innovantes et les nouvelles approches;
• Identifie et informe sur les opportunités, en vue de promouvoir la formation et le partage des connaissances.

Connaissance du Travail/Expertise technique:

Connaissances fondamentales dans le domaine de travail:

• Comprend et applique les concepts et les principes fondamentaux d'une discipline professionnelle ou spécialité technique relative à la position;
• Démontre une connaissance technique avérée pour assumer les responsabilités et exigences du poste avec excellence;
• Analyse les besoins et synthétise les propositions;
• S'efforce de maintenir les connaissances professionnelles à jour grâce à l'auto-formation et d'autres moyens de formation;
• Démontre une bonne connaissance des technologies de l'information et l'applique dans son travail.

Promotion du changement organisationnel et du développement:

Recherche et analyse de base:

• Recherche et renseigne sur « les meilleures pratiques » du changement organisationnel et le développement au sein et en dehors du système des Nations Unies;
• Démontre une capacité à diagnostiquer les problèmes, identifie et communique sur les moyens de supporter les initiatives du changement;
• Recueille et analyse les commentaires du personnel.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion:

Effectue des recherches et des analyses et fait des recommandations sur les systèmes de gestion:

• Gère les informations/bases de données sur les caractéristiques de conception du système;
• Développe des composants simples du système.

Orientation sur le Client:

Établissement des relations efficaces avec les clients:

• Effectue des recherches sur les solutions possibles aux besoins des clients internes et externes et rend compte en temps opportun, de manière succincte et appropriée;
• Organise and priorise l'horaire de travail pour satisfaire les besoins des clients et respecter les échéances;
• Établit, bâtit et entretient des relations efficaces au sein de l'unité de travail ainsi qu'avec les clients internes et externes;
• Supporte activement les intérêts du client en faisant des choix et en définissant des priorités pour répondre à leurs besoins;
• Anticipe les besoins des clients et leur répond promptement.

Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats:

Suivi à la base:

• Recueille, analyse et diffuse des informations sur les meilleures pratiques en matière de responsabilisation et de gestion axée sur les résultats.

Compétences de base:

• Fait preuve d'intégrité et d'attachement aux valeurs et à l'éthique des Nations Unies;
• Démontre une connaissance de l'organisation et fait preuve de jugement critique;
• Auto-développement, prise d'initiatives;
• Agit comme un meneur d'équipe et encourage le travail de l'équipe;
• Facilite et encourage la communication ouverte au sein de l'équipe, communique efficacement;
• Crée des synergies par la maîtrise de soi;
• Gère les conflits;
• Encourage le partage des connaissances et encourage la formation des autres;
• Prend des décisions justes et transparentes.

Certification Prince2, Procurement, Ressources Humaines, Comptabilité et Finances.

Required Skills and Experience

Education:

• Etre titulaire d'un diplôme universitaire Bac+4 (Master) en Administration des Affaires, en Ressources Humaines, en Administration Publique, Economie ou autre domaine apparenté.

Expérience:

• Au minimum 2 ans d'expérience au niveau national ou international, dans le domaine de l'administration et de l'appui-conseil en ressources humaines, de la gestion du personnel et des systèmes opérationnels;
• Expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, Pwerpoint, etc.);
• Connaissance des systèmes de gestion sur Internet;
• La maîtrise d'Atlas constitue un atout.

Langues requises:

• Une excellente maîtrise de la langue française et une bonne connaissance de l'anglais exigées.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

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