Job: ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO (2 POSICIONES)

Location :

Bogotá, COLOMBIA

Application Deadline :

06-Nov-13

Additional Category

Crisis Prevention and Recovery

Type of Contract :

Service Contract

Post Level :

SB-2

Languages Required :

Spanish

Starting Date : (date when the selected candidate is expected to start)

02-Jan-2014

Duration of Initial Contract :

12 Meses

Expected Duration of Assignment :

12 Meses

Background

Desde agosto de 2012 se ha iniciado un proceso de diálogo entre Gobierno Nacional y las FARC que derivó en el 'Acuerdo General para la terminación del conflicto y la construcción de una paz estable y duradera' el cual tiene una Agenda de seis puntos 1) Política de desarrollo agrario integral, 2) Participación política, 3) Fin del conflicto, 4) Solución al problema de las drogas ilícitas, 5) Víctimas y 6) Implementación, verificación y refrendación. A la fecha, a pesar de las diferencias en la mesa, las conversaciones se han mantenido e incluso se ha hecho público un primer acuerdo con respecto al tema.

En este contexto, y buscando dar continuidad a los esfuerzos realizados durante la última década en alianza con instituciones locales y nacionales y organizaciones de la sociedad civil para avanzar hacia el goce de una paz sostenible y duradera, el PNUD ha desarrollado el programa "alianzas territoriales para la paz" el cual busca apoyar al país en los procesos actuales de dialogo para el fin del conflicto, pero a su vez, apoyar iniciativas territoriales para transformar las causas estructurales que generan múltiples conflictividades y violencia.

El programa Alianzas Territoriales para la Paz es un instrumento del PNUD y las agencias de cooperación internacional socias, para armonizar diferentes iniciativas dirigidas a respaldar los actuales procesos de diálogo para el fin del conflicto, pero también para promover las iniciativas de construcción de paz en el territorio, independientemente de los resultados del proceso de diálogo.

Mediante este programa, El PNUD, en alianza con las agencias de cooperación internacional y del Sistema de Naciones Unidas, fortalecerá las capacidades individuales, colectivas e institucionales para alcanzar la paz sostenible y duradera en Colombia en ámbito nacional, regional y local a través del impulso a iniciativas de desarrollo territorial sostenible, fortalecimiento del estado social de derecho, la promoción de una cultura de paz, el reconocimiento de los derechos de las víctimas, la promoción de un enfoque de género en la construcción de paz y el respaldo a procesos de diálogos para la paz.

El programa se centra en dos aspectos fundamentales para el logro de una paz duradera y sostenible: primero, que no es posible construir ni mantener condiciones y capacidades de paz sin transformar los factores que han generado la violencia, ya sea esta directa, estructural

• cultural. Segundo, que la paz es más sostenible cuando es construida desde y con las regiones. En este sentido, el programa se desarrollará a partir de las iniciativas identificadas desde los territorios focalizados, articulándolas a las políticas públicas nacionales y locales e iniciativas de la cooperación internacional.

El programa está basado en los principios sobre construcción de paz y resolución de conflictos emanados en los informes del secretario general de la ONU ('Agenda para la Paz', Un concepto más amplio de libertad: desarrollo, seguridad y derechos humanos para todos' y sobre la consolidación de la paz inmediatamente después de los conflictos, entre otros.) y las resoluciones del consejo de seguridad de naciones unidas (1645, 1325 entre otras). Así mismo, está alineado con el Plan Nacional de Desarrollo, particularmente con el capítulo denominado 'consolidación de la paz', y otras normativas relevantes a la garantía a los derechos de las víctimas y a la participación política ^[1], y con el capítulo "Soportes transversales de la prosperidad democrática" que presenta un aparte enfocado al buen gobierno, la participación ciudadana y la lucha anticorrupción.

Este programa es un instrumento para implementar la Estrategia de Paz del PNUD de manera articulada y multisectorial a las iniciativas actuales y futuras de las diferentes áreas del PNUD y de la cooperación internacional a nivel nacional y territorial, que cubran las temáticas cruciales para el logro de los resultados: el Semillero de Desarrollo Rural, Desarrollo Económico Incluyente Rural y Urbano, ODM local, Gestión Integral de Riesgo, Fortalecimiento Democrático, Fondo de Justicia Transicional, Soluciones Sostenibles para Población Desplazada (TSI), entre otras.

Responde también a los compromisos de alineación, coordinación, complementariedad y armonización de la cooperación internacional (Declaraciones de París, Accra y Busan) con una propuesta integral y multisectorial de trabajo en materia construcción de paz con enfoque territorial, y a los principios establecidos en el marco de "delivering as one UN"

[1] Ver Anexo, Estrategia Territorial de Construcción de paz, numeral 1.2.

Duties and Responsibilities

Funciones / Resultados Esperados

Bajo la supervisión directa del/la Asociado(a) del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación, el/la Asistente Administrativo y Financiero Nacional provee apoyo estratégico al Área y en especial al Programa Alianzas Territoriales para la Paz. En particular, se responsabilizará por el seguimiento administrativo y financiero de las actividades de las Oficinas Territoriales y Temáticos, un portafolio de proyectos distribuidos en la unidad administrativa, y las demás que le sean asignados con el cambio de la cartera de programas del Área y la adecuada implementación de los objetivos y resultados de la misma.

El/la Asistente Administrativo y Financiero Nacional desempeña las siguientes funciones principales dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos PNUD:

1. Apoyo administrativo a la gestión del Programa Alianzas Territoriales para la Paz y los proyectos del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación
2. Apoyo financiero al Programa Alianzas Territoriales para la Paz y los proyectos del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación
3. Apoyo administrativo a la operación y funcionamiento del Programa Alianzas Territoriales para la Paz y los proyectos del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación
4. Facilita la generación e intercambio de conocimientos

Funciones específicas:

1. Proporciona un apoyo administrativo eficaz a la gestión de programas enfocándose en el logro de los siguientes resultados, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD:

• Asiste a la Coordinación del Área y Responsables Temáticos en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva de los programas. Esto incluye organización de misiones, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de material de apoyo, documentos y presentaciones, entre otros, según sea requerido.
• Orienta administrativa y procedimentalmente al equipo temático y territorial en la implementación de los Programas, en particular aquellos para los cuales se le ha asignado como Punto Focal del nivel central.
• Como Punto Focal, revisa, gestiona y tramita solicitudes de los programas: pagos, contratos, compras, licitaciones, reversos contables, solicitudes de viaje, entre otros.
• Diligencia los formatos de autorización de pago (FACE), y vela por el cumplimiento de los requisitos de las mismas en la documentación soporte, así como, los requerimientos para solicitudes de autorización de viaje, compras locales, acuerdos de subsidio, contrataciones y en general de los proceso de adquisiciones, entre otros, que se deriven de la implementación del programa.
• En Atlas, prepara los PO-vouchers y Non-PO-Vouchers, crea las requisiciones para el desarrollo del programa y registra los recibidos a satisfacción de bienes y servicios, relacionados con la implementación de actividades programáticas así como operacionales.
• Sube al DMS los recibos a satisfacción de los bienes y/o servicios de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
• Realiza acciones correctivas oportunas a vouchers no posteados, incluyendo los vouchers en error, match exceptions, y aprobación de vouchers.
• Apoya la gestión de autorización de misiones oficiales, y vela por el cumplimiento de los requisitos establecidos en el proceso hasta el reembolso de viáticos.
• Apoya y orienta la correcta programación, manejo y legalización de los recursos de anticipos para eventos - Project Cash on Hand (PCH).
• Supervisa, acompaña y capacita a los Socios Implementadores y Partes Responsables en el manejo de anticipos y rendición de cuentas
• Apoya la actualización del inventario general de muebles, equipos y dotación en general de los programas, de Oficinas Territoriales, Oficinas satélite, y socios implementadores, MOUs, Grants.
• Realiza seguimiento administrativo y financiero (vigencia y pagos) a los contratos, órdenes de servicio y/o compra, Acuerdos de subsidio/Grants, reembolso de viáticos, etc. que se implementan en el
• los programas asignados, y efectúa las alertas y gestiones necesarias para que las actividades no se vean afectadas.
• Apoya y orienta el monitoreo de la ejecución de los POAs de los territorios y Responsables Temáticos, genera alertas tempranas, propone y toma medidas correctivas a tiempo para el logro de metas con calidad.
• Prepara insumos para las solicitudes de renovación de Autorizaciones de Implementación Directa (DIM)
• Apoya al equipo de los programas para la preparación de la información para auditorias y evaluaciones, y posterior aplicación del plan de mejoramiento resultante de las recomendaciones
• Apoya el seguimiento de fechas y plazos de acuerdos y reportes a donantes y socios
• Participa en la elaboración de los Planes Operativos Anuales (POA) y Planes de Adquisiciones.
• Gestiona el archivo documental de los programas en el PNUD, garantizando el cumplimiento de las normas de conservación y retención de documentación del PNUD

2. En coordinación con el Asistente Financiero Nacional, presta apoyo financiero a los programas, centrándose en el logro de los siguientes resultados, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD:

• Apoya la preparación de las revisiones presupuestales.
• Efectúa seguimiento permanente de ejecución y disponibilidad en caja de los programas según las diferentes fuentes y vigencias, así como seguimiento a los presupuestos de responsabilidad de los Territorios y/o Temáticos asignados.
• Apoya al equipo temático y territorial en la elaboración de los presupuestos anuales, seguimiento a los mismos y gestión de ajustes, incluyendo reversos, que garanticen un buen manejo del presupuesto.
• Apoya la elaboración de informes periódicos de monitoreo financiero y de los informes sustantivos en concordancia con los lineamientos de la Unidad de Planeación, Monitoreo y Evaluación del Área y la Unidad de Planeación Estratégica del PNUD.
• Apoya la realización de informes financieros del POA, de los convenios y acuerdos de contribución a cargo del territorio y/o Responsable temático asignados
• Realiza el registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en los programas, de conformidad con el manual POPP y en general las normas del PNUD
• Asegura que los informes contables y financieros y demás documentación presentados por los socios implementadores, ejecutores
• partes responsables, cumplen con las normas administrativas y financieras del PNUD.
• Verifica que los valores facturados correspondan a las condiciones inicialmente pactadas en la OS, contrato, términos de referencia, especificaciones técnicas inicialmente, etc. previo al visto bueno del Responsable.
• Mantiene actualizado el sistema de control interno de gastos y compromisos (Herramienta de monitoreo y seguimiento), con información completa y alineada con el POA.
• Apoya la realización de conciliaciones mensuales, trimestrales y anuales de gastos y compromisos, haciendo seguimiento y verificación del POA y plan de adquisiciones Vs. la Herramienta de monitoreo y seguimiento.
• Apoya la depuración mensual de los compromisos registrados en Atlas
• Realiza oportunas medidas correctivas de vouchers en error
• rechazados, incluyendo los que tienen verificación de errores en el presupuesto, excepciones
• no autorizados

3. En coordinación con el/la Asistente Administrativo y Operativo, ofrece apoyo administrativo a la operación y funcionamiento de las Oficinas Territoriales y Satélite, enfocándose en el logro de los siguientes resultados, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD:

• Apoya los procesos de contratación de personal, registro de ausencias para los programas y/o territorios asignados, cuando sea necesario.
• Orienta y apoya administrativa y operacionalmente el equipo territorial en las labores de concernientes al funcionamiento de la oficina, uso de equipos, cumplimiento de los estándares mínimos de operación y seguridad – MOSS
• Apoya la preparación del presupuesto anual de funcionamiento de las Oficinas Territoriales y Satélite y respectivo Plan de adquisiciones.
• Apoya el seguimiento administrativo y financiero (vigencia y pagos) a los contratos, órdenes de servicio y/o compra, etc. relacionados con el funcionamiento de la Oficina, entre los que se incluyen los contratos de funcionarios del programa asignados al territorio, y efectúa las alertas y gestiones necesarias para que las actividades no se vean afectadas.
• Gestiona el pago oportuno de servicios públicos, recargas de minutos de los teléfonos satelitales y demás servicios de funcionamiento que garanticen la normal operación de las Oficinas y la seguridad de las mismas.
• Orienta en la correcta programación y manejo de los recursos destinados a gastos operativos / funcionamiento (Project Petty Cash Fund (PPCF) (Fondos Operativos).
• Apoya la liquidación y elaboración de las cuentas de cobro por concepto préstamo de vehículo y/o de gastos de uso compartido.

4. Facilita la generación e intercambio de conocimientos y mejores practicas en la oficina país, centrándose en el logro de los siguientes resultados

• Promueve la sistematización de lecciones aprendidas y las mejores practicas de los programas. Esto incluye la participación en la elaboración del manual de normas y procedimientos administrativas a aplicar durante la ejecución del Programa
• Fortalecimiento de capacidades del personal del Área en particular aquel ubicado en las Oficinas Territoriales, orientado a mejorar: la gestión de los recursos y la presentación de informes de ejecución. Esto incluye acompañamiento y capacitación en la implementación de procesos y mejores practicas
• Realiza contribuciones a las redes de conocimiento y comunidades de practica
• Apoya la ejecución del programa mediante la participación y sistematización de actas y seguimiento a reuniones y procesos referidos a la implementación de los programas.
• Comparte con sus colegas de oficina, de otros territorios y del nivel central, las buenas prácticas en ejercicio de sus funciones.
• Acompaña y capacita a las organizaciones sociales e instituciones que suscriban contratos, convenios
• acuerdos de subsidio, sobre las normas y procedimientos técnicos y administrativos que los rigen, orientados a mejorar la gestión de los recursos y la presentación de informes de ejecución técnica y financiera.

5. Las demás funciones requeridas para la adecuada implementación de los objetivos y resultados del Programa y la gestión operativa de la Oficina Territorial, dando cumplimiento a las normas PNUD

Impacto de Resultados

Se han fortalecido las capacidades individuales, colectivas e institucionales para alcanzar la paz sostenible y duradera en Colombia en ámbito nacional, regional y local, en alianza con la cooperación internacional y con las agencias del Sistema de Naciones Unidas.

1. Apoyo al proceso de paz. Mejoradas las condiciones de diálogo y participación social e implementación de los acuerdos para la finalización del conflicto armado.
2. Desarrollo territorial sostenible para la paz. Mejorado el desarrollo económico, social y ambiental, equitativo, incluyente y sostenible, contribuyendo a superar las causas estructurales de los conflictos y respetando las identidades regionales, étnicas y poblacionales.
3. Estado social de derecho y construcción de paz. Fortalecidas las capacidades institucionales y de la sociedad civil para responder y a los desafíos de la construcción de paz, la promoción y protección de los DDHH, la reconciliación nacional y la gobernabilidad democrática.
4. Cultura de paz. Aumentadas las capacidades del Estado y de la sociedad civil colombiana para transformar la cultura de la violencia hacia una cultura de paz, convivencia pacífica y reconciliación basada en la garantía de los derechos humanos, los derechos de las víctimas, el reconocimiento y respeto a la identidad cultural y el medio ambiente

Competencies

Competencias Corporativas:

• Demuestra compromiso con la misión, la visión y los valores de Naciones Unidas
• Muestra sensibilidad y adaptabilidad para trabajar con enfoque diferencial
• Capacidad de establecer y mantener buenas relaciones de trabajo con personas en distintos niveles de diferentes culturas
• Habilidad para trabajar en equipo y colaboración en su área de responsabilidades
• Buen entendimiento de las modalidades de programación del PNUD

Competencias Funcionales:

Gestión del Conocimiento y Aprendizaje

• Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores practicas identificadas dentro y fuera del PNUD
• Promueve la gestión del conocimiento en el PNUD y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal

Liderazgo y Auto Gestión

• Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación
• Demuestra una actitud positiva y constructiva
• Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos
• Demuestra apertura al cambio y capacidad para manejar situaciones complejas
• Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita
• Fija metas y estándares claros, y ejecuta sus responsabilidades acorde con esto

Orientación a Resultado y Eficacia Operacional

• Capacidad para organizar bien el tiempo y realizar varias tareas de manera sistemática
• Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados, incluido el apoyo a la planeación y ejecución de los programas,
• Habilidad en la gestión de datos y presentación de informes
• Capacidad de gestión financiera y manejo de presupuestos
• Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Excel

Required Skills and Experience

Educación

Profesional acreditado en áreas afines a las ciencias administrativas, contables y/o financieras. Deseable especialización en estos temas

Experiencia

Mínimo cinco (5) años de experiencia progresiva en la gestión administrativa y financiera de programas

• proyectos con entidades públicas, privadas
• internacionales

Experiencia progresiva en temas relacionados con administración y manejo de presupuestos y flujos de caja.

Experiencia demostrada en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.) y conocimiento avanzado en paquetes de base de datos, así como en el manejo de sistemas administrativos basados en Internet.

Experiencia en el manejo del sistema ATLAS es una ventaja

Conocimiento

Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y el enfoque de derechos es deseable.

Conocimiento del SNU en Colombia es una ventaja

Conocimiento y manejo de herramientas informáticas

Idiomas

Manejo fluido de inglés hablado y escrito (deseable mas no es necesario)

IMPORTANTE

Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://sas.undp.org/Documents/P11_Personal_history_form-es.docx Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

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