Job: ASSISTANT ADMINISTRATIF

Location: Kinshasa
Deadline: Tuesday, 17 September 2013 

Description

ASSISTANT ADMINISTRATIF

Location :

Kinshasa, CONGO, DEM. REPUBLIC

Application Deadline :

17-Sep-13

Additional Category

Management

Type of Contract :

FTA Local

Post Level :

GS-5

Languages Required :

French  

Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)

01-Nov-2013

Duration of Initial Contract :

12 months

Expected Duration of Assignment :

N/A

Background

Le Bureau de Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) fait partie du Secrétariat Général des Nations Unies et répond au Secrétaire Général Adjoint chargé des Affaires Humanitaires.

En République Démocratique du Congo, OCHA a le mandat de la coordination inter-agences de l’assistance humanitaire dans des contextes d’urgence complexe ou de désastre naturel, en soutien au Coordonnateur Humanitaire des Nations Unies. OCHA a la responsabilité spécifique de la dissémination de l’information destinée à la communauté humanitaire, au Gouvernement de la République Démocratique du Congo et aux bailleurs de fonds, ainsi que dans le soutien aux efforts de mobilisation des ressources.

Dans sa structure opérationnelle, le bureau de OCHA comprend des Sous bureaux de terrain ainsi que le bureau national à Kinshasa où le présent poste, qui peut petre transferé ailleurs pour des bésoins opérationels, est initialement attaché. L’Administration de OCHA cherche à recruter un Assistant Administratif pour ce Bureau, qui sera basé à Kinshasa.

Cet Assistant sera sous la supervision générale de la Chargée de l’Administration et des Finances et la Supervision directe du Chargé de l’Administration Assistant. Il sera responsable de l’exécution des tâches diverses au sein de la section/ unité.

Il sera particulièrement responsable de la gestion de l’aspect voyage au sein de l’unité en veillant à une bonne organisation des voyages officiels selon les regles du système des Nations Unies en la matière.

Duties and Responsibilities

 Le (la) titulaire devra exercer les fonctions principales suivantes :

• Fournir des conseils et une assistance à d’autres fonctionnaires pour des questions relatives à l’administration générale. Aider à la résolution des problèmes administratifs qui se posent au jour le jour et éventuellement, prendre part aux discussions concernant les procédures et pratiques nouvelles et révisées relatives à l’administration. Interpréter et évaluer les incidences des changements et présenter des recommandations sur les mesures de suivi;
•  De sa propre initiative ou sur demande de la hiérarchie, rédiger les correspondances, dresser les rapports spéciaux et les évaluations et préparer les pièces justificatives demandées se rapportant aux tâches d’administration générale et aux tâches spécialisées qui peuvent revêtir un caractère confidentiel dans le cadre des responsabilités qui lui sont confiées;
•  Assister le Chargé de l’Administration Assistant dans le processus d’établissement et de renouvellement des contrats de bail et de gardiennage ainsi que des lettres d’entente (MOU) en mettant en place et à jour une base des données incluant toutes les informations pertinentes;
•  Contacts avec les visiteurs et le personnel, prise des rendez-vous et des notes des réunions, agir en tant qu'interprète selon les cas/ besoins;
•  Compilation et préparation des briefings Kits ainsi que d’autres informations et documents pour les visiteurs et     les missions;
• Jouer le rôle de « Buyer », de préparation des réquisitions et de Bons de Commande dans le Système Atlas pour les besoins de l’Unité Administration et générale et Voyages.
•  Sur base des données internes et externes, produire différents rapports/ statistiques;
• Apporter un appui dans la préparation du budget et collecter/ fournir les informations dans la    préparation des audits;
•  En période de grandes activités, apporter son appui dans la préparation des voyages, dans la réservation des chambres d’hôtel, dans la demande des visas et des cartes de service ainsi que d’autres documents nécessaires. Etre le point focal de l’Administration pour la préparation des conférences, des ateliers et des retraites;
• Apporter un appui ponctuel, en cas de besoin, au service voyage en s’assurant que tout voyage officiel est effectué selon les règles des Nations Unies en matière de voyage (avec des compagnies autorisées, visa de sécurité obtenu à l’avance etc.…) que tous les documents de voyage du staff sont valides avant d’initier toutes démarche en matière de voyage (passeport, visa, carte jaune etc.…);
• Assister le Chargé de l’administration Assistant dans sa mission comme point focal pour le suivi des différentes demandes des bureaux de terrain: Réceptionner, centraliser et compiler les SITREP émanant de différents bureaux de terrain et des unités  et sections de Kinshasa avant de les transmettre aux sections concernées pour traitement/ exécution;
• Tenir un classement ordonné de tous les dossiers relevant de ses tâches;
•  Exécuter toutes autres tâches lui confiée par le superviseur hiérarchique.

Competencies

 Compétences Fondamentales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques de OCHA à travers la section de l’Administration et Finances.

Compétences Fonctionnelles:

• La capacité à fournir le service requis à temps ponctuel;
• Une connaissance pratique des techniques administratives et protocolaires;
• Bonnes aptitudes analytiques;
• Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication.

 Développement et Efficacité Opérationnelle:

• La capacité de mener une planification, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports;
• La capacité de planifier et prioriser les tâches urgentes et maintenir une bonne organisation de son travail.

Gestion:

• Se concentrer sur l'impact et le résultat pour le client et réagir positivement   aux feedbacks critiques;
• Promouvoir une approche de collaboration axée sur le client;
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes;
• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l'innovation;
• Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication.

Aptitude technologique:

• Excellente maîtrise de l'outil informatique Word, Excel et PowerPoint.

Maîtrise personnelle et Travail d’équipe:

• Aptitude à travailler sous pression dans un environnement complexe et évolutif;
• Capacités de s’adapter dans un environnement multiculturel et multiracial et développer un bon esprit d’équipe;
• Savoir rédiger dans un style clair et concis sur des sujets variés.

Required Skills and Experience

Éducation: 

• Au moins un diplôme de Bachelier de l’’Enseignement Secondaire est une exigence;
• Une formation supplémentaire en Droit, Gestion, Economie, Administration ou toute autre discipline similaire serait souhaitable.

Expérience:

• Avoir une expérience professionnelle pertinente ou progressive d’au moins cinq ans dans le domaine de l’Administration générale;
• Une expérience dans le Système des Nations Unies ainsi que la maîtrise du logiciel « ATLAS » et d’autres logiciels de gestion seraient des atouts considérables.

Langues:

• Maîtrise parfaite du français écrit et parlé;
• Connaissance professionnelle de l’anglais;
• La maitrise des langues de la localité (A préciser).

Les candidatures féminines, conformes au profil recherché, sont fortement encouragées.

Les dossiers de candidature doivent être soumis uniquement à travers le site https://jobs.undp.org. Les Hard copies ne seront pas acceptées.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération.

En soumettant une candidature à ce poste, le candidat se trouvant ou vivant en dehors de  Kinshasa s’engage à rejoindre le lieu d’affectation par ses propres moyens en cas de selection.

OCHA ne perçoit aucun frais ou tout autre paiement, de quelle nature que ce soit, à aucun stade de recrutement.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

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