Department/ Office
United Nations Office at Geneva
Duty Station
GENEVA
Posting Period
3 October 2013-2 November 2013
Job Opening number
13-ADM-UNOG-30516-R-GENEVA (O)
United Nations Core Values: Integrity, Professionalism, Respect for Diversity
Organizational Setting and Reporting
Ce poste est à pourvoir aux Services techniques, Section des bâtiments et des services techniques, Services centraux d'appui, Division de l'administration de l'Office des Nations Unies à Genève (ONUG).
Responsibilities
Sous la supervision du Chef du sous-groupe, le titulaire:
- Prépare, selon les informations reçues de la Division de la gestion des conférences, le programme d'affectation des opérateurs dans les différentes salles du Palais du Nations et du Palais Wilson.
- S'assure de la mise en place satisfaisante du dispositif prévu : présence de tous les opérateurs, disponibilité opérationnelle du matériel.
- Prend les mesures d'adaptation nécessaires en fonction de l'évolution des conférences.
- Maintient le contact permanent avec les services de la Division de la gestion des conférences pour toutes les modifications.
- Procède à la planification, la commande et la gestion des opérateurs.
- Planifie l'octroi des badges destinés aux opérateurs intérimaires.
- Définit, formalise et actualise les normes de travail des opérateurs. Forme les opérateurs.
- Assure le suivi qualitatif des services fournis par les opérateurs et des sociétés fournissant les services d'opérateurs. Assure le processus de recrutement/nomination des opérateurs.
- Planifie les opérations de maintenance préventive des salles de conférence du ressort des opérateurs, et s'assure de leur bonne exécution.
- Etablit et actualise les dépenses prévisionnelles pour l'achat des services d'opérateurs.
- Organise, sur demande des clients, la copie des fichiers d'enregistrements numériques sur divers supports (DVD/CD, etc.).
- Traite les données des conférences extra-budgétaires en vue de facturer les prestations correspondantes.
- Participe à l'élaboration d'appels d'offres, en particulier pour le marché de fourniture de services d'opérateurs de conférence.
Competencies
PROFESSIONALISME
- Très bonne connaissance du métier d'opérateurs de conférences et des services à fournir aux conférences ;
- très bonne connaissance de l'exploitation des équipements techniques des salles de conférence ; plusieurs années d'expérience de la planification aux conférences ;
- très bonne connaissance des besoins des interprètes et des secrétariats des conférences.
- Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ;
- apporter a l'exécution de ses tâches la conscience et le souci d'efficacité voulus pour obtenir les objectifs fixes; persévérer face aux obstacles et aux difficultés; agir pour des motifs professionnels et non personnels.
APTITUDE A PLANIFIER ET A ORGANISER
- Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ;
- hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ;
- prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ;
- tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; suivre l'exécution des plans et les modifier s'il y a lieu.
SOUCI DU CLIENT
- Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ;
- établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ;
- discerner les besoins des clients et trouver les moyens d'y répondre ;
- tenir les clients informés de l'avancement des projets.
OUVERTURE A LA TECHNOLOGIE
- Se tenir au fait de l'innovation technologique ; comprendre les avantages et les inconvénients que présente les technologies numériques; être disposé à s'initier aux technologies nouvelles.
Education
- Etudes secondaires ou études commerciales équivalentes accomplies.
- Les candidats devront avoir réussi le test d'aptitude au travail de bureau de l'ONU (ASAT). Doit avoir le « Full International Computer Driving Licence ». (ICDL Full)
Work Experience
- Au minimum 5 ans d'expérience dans la planification de services aux conférences, dont de préférence au moins trois ans au sein des Nations Unies.
Languages
- Maîtrise du français et connaissances de l'anglais sont requises.
Assessment Method
- Les candidats seront soumis à un test écrit et à un entretien axé sur les compétences.
Special Notice
Les fonctionnaires sont soumis à l'autorité du Secrétaire général en ce qui concerne les tâches qui leur sont assignées. Ils sont de ce fait censés assumer périodiquement de nouvelles fonctions tout au long de leur carrière, conformément aux règles et procédures établies.
Le recrutement pour ce poste est fait au niveau local, que le candidat soit résident du lieu d'affection ou pas.
La réussite au test d'aptitude aux fonctions d'appui administratif (ASAT) au Siège ou à un test équivalent reconnu et administré localement dans un bureau des Nations Unies constitue une condition préalable pour que votre candidature soit réputée recevable dans le cadre d'une procédure de recrutement pour un emploi relevant de la catégorie des services généraux auprès du Secrétariat des Nations Unies.
United Nations Considerations
The United Nations shall place no restrictions on the eligibility of men and women to participate in any capacity and under conditions of equality in its principal and subsidiary organs. (Charter of the United Nations - Chapter 3, article 8). The United Nations Secretariat is a non-smoking environment.
No Fee
THE UNITED NATIONS DOES NOT CHARGE A FEE AT ANY STAGE OF THE RECRUITMENT PROCESS (APPLICATION, INTERVIEW MEETING, PROCESSING, OR TRAINING). THE UNITED NATIONS DOES NOT CONCERN ITSELF WITH INFORMATION ON APPLICANTS' BANK ACCOUNTS.
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