Job: Responsable des Operations - (ETRE DE NATIONALITÉ HAÏTIENNE)

Location: Port-au-Prince, Haiti
Deadline: Wednesday, 31 July 2013 

Description

Additional Category

Women's Empowerment

Type of Contract :

FTA Local

Post Level :

NO-C

Languages Required :

English   French  

Background

ONU femmes, ancré dans la vision d’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, travaille pour l’élimination de la discrimination à l’encontre des femmes et des jeunes filles ; l’autonomisation des femmes ; et l’atteinte de l’égalité entre les femmes et les hommes comme partenaires et bénéficiaires du développement, des droits humains, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité. En plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, ONU Femmes dirige et coordonne les efforts du système des Nations Unies pour assurer que l’engagement sur l’égalité des sexes et la prise en compte transversale du genre se traduisent en actes dans le monde entier. L’agence assure un leadership cohérent et fort en appui aux priorités et aux efforts des Etats Membres, en établissant des partenariats efficaces avec la société civile et d’autres facteurs importants. 

Au cours des quatre dernières années, le Bureau d’ONU Femmes d’Haïti a connu une évolution rapide. Cela s’est traduit par une augmentation significative de la gamme des programmes actuellement mis en œuvre en appui aux partenaires nationaux travaillant sur l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes. Dans ce but, sous la responsabilité globale de la Directrice Régionale des Programmes de l’ONU Femmes et la direction et la supervision directe de la Responsable du Programme de Pays en Haïti, le Bureau de Pays d’ ONU Femmes en Haïti recrute un Responsable des Opérations pour assister la Direction sur tous les aspects de la gestion des opérations du bureau de pays (CO). Cela inclut la gestion des finances et des ressources humaines, des services d’achats, de logistiques, et ICT efficients et autres services courants, en accord avec les règles et les règlements d’ONU Femmes. La fonction principale consiste à diriger le département des opérations, en assurant un bon fonctionnement des opérations liées aux programmes / projets du Bureau de Pays ;  l’évaluation constante des opérations et les réajustements requis pour prendre en compte les changements dans l’environnement opérationnel le cas échéant. 

Le-la Responsable des Opérations a la responsabilité de guider et de superviser l’Equipe des Opérations du Bureau de Pays et de stimuler la collaboration au sein de l’équipe, avec le staff des programmes et avec les autres agences de l’ONU, a partir d’une approche orientée vers le client. Le-la responsable des Opérations travaillera en étroite collaboration avec les équipes des programmes et des projets du Bureau de Pays, le staff des opérations des autres agences de l’ONU, le staff du bureau central d’ONU Femmes et les officiels du Gouvernement pour assurer une bonne gestion des services opérationnels.

Duties and Responsibilities

Résumé des tâches principales:

• Assurer la direction stratégique des opérations;
• Gestion des ressources financières et supervision de l’équipe des Finances;
• Gestion des ressources humaines et supervision de l’équipe RH;
• Achat et services logistiques avec supervision de l’équipe d’Achat;
• Gestion de la communication et de l’information et supervision de l’équipe d’ICT;
• Organisation et gestion des services courants, établissement de partenariats avec les autres agences de l’ONU;
• Point focal pour les questions liées à la sécurité.

En tant que membre de l’équipe de gestion du Bureau de Pays, assurer la direction stratégique des opérations pour l’accomplissement des résultats suivants:

• Totale conformité des opérations avec les règlements, règles et principes de l’ONU / ONU Femmes, mise en œuvre des stratégies opérationnelles de l’institution, établissements des objectifs de gestion (BSC), et suivi de l’accomplissement des résultats;
• Etablissement des principes de collaboration avec les partenaires potentiels, un Système de Gestion des Relations avec les Clients pour la mobilisation de ressources et les accords opérationnels de partenariat appropriés;
• Inventaire des procédures du Bureau de Pays et établissement des Procédures Normales d’Opérations pour les Finances, la Gestion Ressources Humaines, les achats, la logistique et les services ICT;
• Suivi constant et analyse de l’environnement opérationnel, réajustement opportun des opérations, conseil sur les considérations légales et l’évaluation des risques;
• Gestion des connaissances et partage des éléments de gestion et d’opérations dans le Bureau de Pays, organisation de formations pour le staff des opérations, synthèse des leçons apprises / meilleures pratiques, et contribution concrète aux réseaux de connaissances et d’expériences communes de l’ONU.

Assurer une gestion efficace et précise des ressources financières et la supervision de l’équipe de Finances, pour l’accomplissement des résultats suivants:

• Planification appropriée, suivi des dépenses et audit des ressources financièresy compris des revenus extrabudgétaires, en accord avec les règles et les règlements d’ONU Femmes;
• Fonction de gestion de Niveau 1 dans l’Atlas pour l’approbation pour fiches comptables et les transactions de trésorerie;
• Organisation et supervision des procédures de gestion de cash du Bureau de Pays, incluant la gestion des liquidités, recommandation du niveau de renflouement des comptes ( imprest), évaluation des risques, comptabilité et conciliation des transactions, sécurisation des avoirs en cash sur place;
• Suivi des rapports financiers exceptionnels pour les activités spéciales, les transactions et enquêtes sur les anomalies ou les transactions inhabituelles. Fournir des informations  aux superviseurs et autres membres du staff d’ONU Femmes au bureau central sur les résultats des enquêtes quand les réponses satisfaisantes ne peuvent pas être obtenues.

Assurer la gestion stratégique des ressources humaines et la supervision de l’équipe RH en particulier pour l’accomplissement des résultats suivants:

• Respect par le Bureau de Pays des politiques et des stratégies organisationnelles en ressources humaines;
• Assurer le recrutement de personnel pour le bureau et les projets;
• Supervision des processus de recrutement en accord avec les règlements et les règles d’ONU Femmes, application des différentes modalités contractuelles, gestion des contrats;
• Etablissement et gestion appropriée des performances et du système de développement professionnel du staff. Mise en œuvre de la stratégie d’Accès Universel à l’apprentissage en assurant l’accès du staff aux activités d’apprentissage approprié à leur fonction.

Assurer une gestion efficiente des services d' achats et Logistique et la supervision de l’équipe, pour l’accomplissement des résultats suivants:

• Respect des règles et des règlements organisationnels du Bureau du Pays sur le terrain et élaboration des stratégies d’achat du Bureau du Pays, avec une stratégie de sources d’approvisionnements, de choix et d’évaluation de fournisseurs ; gestion de la qualité des fournitures, gestion des relations avec la clientèle, introduction et promotion des achats en ligne, évaluation de la performance;
• Elaboration de la stratégie de contrats du Bureau de Pays y compris les appels d’offre et leur évaluation, la gestion des contrats et des contractants, les implications légales ; Supervision des processus d’achat et des services de logistique en accord avec les règles et les règlements d’ONU Femmes ; RO de niveau 1 dans l’Atlas pour l’approbation des Bons d’Achat;
• Gestion appropriée des biens, installations et services logistiques d’ONU Femmes.

Assurer une gestion célère de l’information et de la communication et de la supervision de l’équipe ICT mettant l’emphase sur l’accomplissement des résultats suivants:

• Utilisation d’Atlas pour l’amélioration des résultats et l’amélioration des services aux clients;
• Identification des opportunités et des moyens d’exploiter les systèmes basés sur le web pour l’efficience et la reddition de comptes;
• Entretien d’infrastructures fiables et sécurisées pour l’ICT et planification adéquate pour la prévention de désastres et la récupération;
• Identification et promotion de différents systèmes et applications pour une gestion optimale des contenus, partage de connaissances, fourniture d’informations et apprentissage, y compris l’inscription en ligne, un système de gestion de bureau basés sur le web, etc.

Assurer l’organisation et la gestion appropriée des services communs, l’établissement de partenariats avec les autres Agences de l’ONU, pour les résultats suivants:

•  Assurer des activités intégrées pour les services communs et la mise en oeuvre de la réforme de l’ONU;
• Agir en tant que point focal pour la sécurité, pour les résultats suivants;
• Point focal pour la sécurité ou back up pour le point focal pour la sécurité;
• Familiarisé avec les plans de sécurité de L’ONU / PNUD;
• Appuie la direction pour le respect des obligations MOSS;
• Fait la liaison avec le Conseiller pour la Sécurité basé au bureau central ou le membre du staff désigné par lui / elle pour les questions liées à la sécurité;
• S’assure que le personnel obtient les autorisations sécuritaires appropriées pour voyager;
• S’assure que le personnel du Bureau du Pays et les visiteurs d’ONU Femmes sont informés sur les mesures de sécurité.

Competencies

Compétences Organisationnelles:

• Intégrité et adhésion aux valeurs et standards d’éthique de l’ONU;
• Promotion de la vision, la mission, et les buts stratégiques d’ONU Femmes;
• Sensibilité et adaptation envers la culture, le genre, la religion, l’appartenance raciale, la nationalité et l’âge;
• Traitement impartial sans favoritisme de tout le monde.

Compétences Fonctionnelles:

Gestion des Connaissances et Apprentissage:

• Promeut la gestion des connaissances à ONU Femmes et un environnement d’apprentissage dans le bureau par le leadership et une conduite exemplaire;
•  Travaille activement pour l’apprentissage et le développement continu dans un ou plusieurs Domaines, agit sur le plan d’apprentissage et applique les compétences récemment acquises.

Développement et Efficience Opérationnelle:

• Habilité à diriger la planification stratégique, la gestion basée sur les résultats et la rédaction des rapports;
• Habilité à diriger la formulation et le suivi des projets de gestion;
• Connaissance solide en gestion de ressources financières et de ressources humaines, de contrats, des équipements et des achats, l’information et les technologies de communication, l’administration en général;
• Habilité à diriger des processus de réingénierie professionnelle, la mise en œuvre de systèmes nouveaux, et sensibilité aux changements d’attitude / comportement du staff.

Gestion et Leadership:

• Construction de bonnes relations avec les clients, accent sur l’impact et les résultats pour les clients et réponse positive au feedback;
• Approche de travail dynamique et attitude positive et constructive:
• Bonnes compétences en communication orale et écrite:
• Esprit ouvert au changement et habilité à gérer la complexité:
•  Direction efficace des équipes et compétence pour la gestion et la résolution de conflits

Required Skills and Experience

Education:

• Maitrise ou équivalent en Gestion des Affaires, Administration Publique, Finances, Economie ou Domaine connexe.

Expérience:

• Au moins 5 ans d’expérience pertinente au niveau national ou international avec consultation en gestion et/ ou gérer un staff et des systèmes opérationnels et à établir des liens entre des organisations internationales et des gouvernements nationaux;
• Expérience en utilisation d’ordinateurs et de paquets de logiciels pour le bureau, expérience en utilisation des systèmes de gestion basés sur le web.

Langues: 

• Anglais et Français obligatoires.

N.B: Le poste est ouvert aux candidats des deux sexes. 

FC:  W0200

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